Canllaw i Unigolion Cyfrifol ar Ymweliadau statudol a gwasanaethau rheoleiddiedig

Diben y canllaw hwn

Mae AGC wedi llunio'r canllaw hwn er mwyn rhoi cyngor ac eglurder i ddarparwyr cofrestredig, unigolion cyfrifol ac arolygwyr AGC ar y disgwyliadau o ran cynnal a chofnodi ymweliadau chwarterol unigolion cyfrifol â gwasanaethau rheoleiddiedig. 

Mae'r ymweliadau chwarterol hyn yn ofynnol o dan y rheoliadau canlynol: 

Rheoliad 73 o Reoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2017

Rheoliad 56 o Reoliadau Gwasanaethau Maethu Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019

Rheoliad 43 o Reoliadau Gwasanaethau Eirioli Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019

Rheoliad 52 o Reoliadau Gwasanaethau Lleoli Oedolion (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019 

Rheoliad 42 o Reoliadau Gwasanaethau Mabwysiadu Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019

Gofyniad rheoliadol 

Mae'r Rheoliadau'n nodi'r gofyniad bod yr unigolyn cyfrifol yn ymweld â'r gwasanaeth o leiaf unwaith bob tri mis. 

Mae'r canllaw statudol yn nodi y dylai'r unigolyn cyfrifol ymweld â'r gwasanaeth yn bersonol i fonitro perfformiad y gwasanaeth mewn perthynas â'i ddatganiad o ddiben ac i lywio'r adolygiad o ansawdd y gofal[1]. Un o brif amcanion yr ymweliad yw deall pa mor dda y mae'r gwasanaeth yn diwallu anghenion y bobl o'u safbwynt nhw. Mae'n hanfodol felly bod yr Unigolyn Cyfrifol yn ymgysylltu mewn ffyrdd ystyrlon â'r staff a'r bobl sy'n cael cymorth gan y gwasanaeth yr ystod yr ymweliad. 

Bydd yr ymweliad yn cynnwys y canlynol:

• siarad, gyda chydsyniad ac yn breifat, â sampl o unigolion[2] sy'n defnyddio'r gwasanaeth, a'u cynrychiolwyr (os yw’n berthnasol)
• cyfarfod ag aelodau o'r staff
• archwilio’r eiddo[3], dewis o gofnodion o ddigwyddiadau;
• archwilio unrhyw gofnodion o gwynion.

Ar gyfer gwasanaethau cymorth cartref, gall hyn hefyd gynnwys:

• ymweld â sampl cynrychioladol o unigolion yn eu cartrefi eu hunain.

Ar gyfer gwasanaethau maethu rheoleiddiedig a gwasanaethau lleoli oedolion, mae hyn hefyd yn cynnwys:

• siarad, gyda chydsyniad ac yn breifat, â rhieni maeth / gofalwyr lleoli oedolion (fel y bo'n gymwys) 

Mae'n rhaid i'r unigolyn cyfrifol sicrhau bod systemau ar waith i ddarparu tystiolaeth bod ymweliadau wedi cael eu cynnal a'u bod wedi’u cofnodi a'u dogfennu. 

Cafodd y canllawiau statudol mewn perthynas â Rheoliad 73 Rheoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2017 eu diwygio yn 2024 i nodi'r dystiolaeth y mae'n rhaid i'r Unigolyn Cyfrifol sicrhau y caiff ei dogfennu o'i ymweliadau. Mae hyn yn cynnwys: 

• dyddiad yr ymweliad
• manylion trafodaethau â'r staff a'r bobl sy'n defnyddio'r gwasanaeth
• manylion y cofnodion a welwyd,
• manylion canlyniad yr ymweliad, er enghraifft, y camau a gymerwyd neu y mae angen eu cymryd i wella'r gwasanaeth

Rydym yn disgwyl i'r gwasanaethau hynny sy'n ddarostyngedig i'r rheoliadau eraill a restrir uchod i ddogfennu'r un wybodaeth. Nid oes fformat penodol i ddogfennu'r wybodaeth hon. 

Adolygiad o ansawdd y gofal ac ymweliadau gan unigolion cyfrifol 

Rhaid i Unigolion Cyfrifol hefyd roi trefniadau addas ar waith i fonitro, adolygu a gwella ansawdd y gofal a'r cymorth a ddarperir gan y gwasanaeth yn barhaus. Mae'r Adolygiad o Ansawdd y Gofal[4] yn rhan bwysig o'r broses hon sy'n galluogi Unigolion Cyfrifol/darparwyr i nodi'r hyn sy'n mynd yn dda, beth sydd angen ei wella a pha gamau y dylid eu cymryd i wneud y gwelliannau hynny.We have provided detailed guidance “Supporting continuous improvement: guidance on carrying out a quality of care review”. This reflects the role of RI visits in overseeing the quality of care and support being provided. 

This guidance is available on our website

[1] Adolygiad o ansawdd y gwasanaeth yn achos gwasanaeth mabwysiadu rheoleiddiedig a gwasanaeth eirioli rheoleiddiedig 

[2] Plant, yn achos gwasanaeth maethu rheoleiddiedig neu wasanaeth mabwysiadu rheoleiddiedig

[3] Ar gyfer y gwasanaethau hynny a reoleiddir o dan Reoliadau 2019, mae hyn yn golygu eiddo'r darparwr gwasanaeth 

[4]Yr adolygiad o ansawdd y gwasanaeth ar gyfer gwasanaeth mabwysiadu rheoleiddiedig a gwasanaeth eirioli rheoleiddiedig.