Polisi ar gyfer Ymateb i Adroddiadau Arolygu

1.1. Mae AGC yn arolygu darparwyr gofal cymdeithasol a gwasanaethau gofal plant. Nodir ein canlyniadau yn ein hadroddiadau arolygu. Rydym yn rhoi egwyddorion a phrosesau tebyg ar waith ar gyfer ymateb i bryderon ynghylch cywirdeb ein holl arolygiadau ac unrhyw farn a lunnir yn eu cylch.

1.2. Fel arolygiaeth, rydym yn cyhoeddi ein hadroddiadau arolygu er mwyn rhoi sicrwydd i'r cyhoedd neu fel arall am y gofal a roddir i bobl, oni bai y byddai gwneud hynny'n peri risg o adnabod plant neu oedolion sy'n agored i niwed. Rydym yn ceisio sicrhau bod ein hadroddiadau'n deg a bod ein canfyddiadau a'n barn yn seiliedig ar y gwaith o driongli tystiolaeth a wneir cyn, yn ystod ac ar ôl yr ymweliad arolygu.

1.3. Er mwyn tegwch a thryloywder, rydym yn derbyn bod hawl gan Bersonau Cofrestredig, Unigolion Cyfrifol neu unigolion perthnasol i ofyn cwestiynau ynghylch ein hadroddiadau pan fyddent o'r farn eu bod yn anghywir neu'n annheg / anghyfartal. Mae hyn yn rhoi'r cyfle i ni gywiro unrhyw wallau ac ystyried gwybodaeth ychwanegol cyn i'r adroddiad arolygu gael ei ryddhau'n gyhoeddus.

1.4. Mae rhagor o wybodaeth am y ffordd rydym yn cyhoeddi ein hadroddiadau arolygu ac yn sicrhau eu bod ar gael, yn ogystal â'r gwasanaethau hynny nad ydym yn cyhoeddi adroddiadau arolygu yn eu cylch, i'w gweld yn ein Polisi ar gyfer Cyhoeddi Adroddiadau Arolygu.

2.1. Bydd yr arolygydd yn rhoi adborth ar lafar ar ôl ymweliad arolygu. Bydd hyn ar ffurf trosolwg o'n canfyddiadau cychwynnol ar ddiwedd yr ymweliad arolygu, gan y bydd angen i ni wneud rhagor o waith dadansoddi o bosibl cyn y gellir cyflwyno barn a dyfarnu sgôr. Ceir rhagor o wybodaeth am y broses adborth yn ein Cod Ymarfer ar gyfer Arolygu Gwasanaethau Rheoleiddiedig (o dan Ddeddf 2016) a'r Cod Ymarfer ar gyfer Arolygu Gwasanaethau Gwarchod Plant, Gwasanaethau Gofal Dydd a Gwasanaethau Chwarae Mynediad Agored.

3.1. Yr arolygydd sy'n llunio'r adroddiad arolygu ac yn ei ryddhau. Disgwylir i bob adroddiad arolygu gael ei lunio a'i ryddhau i'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol o fewn 25 diwrnod gwaith i'r gweithgarwch arolygu olaf. Gall y ‘gweithgarwch arolygu olaf’ gyfeirio at yr ymweliad arolygu ei hun neu alwadau ffôn dilynol i berthnasau neu weithwyr proffesiynol, neu waith adolygu holiaduron.

3.2. Caiff yr adroddiad arolygu ei anfon at y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol i'w ystyried. Cânt 10 diwrnod gwaith i ymateb i'r adroddiad a chyflwyno sylwadau.

3.3. O dan amgylchiadau eithriadol, gellir estyn y terfyn amser o ganlyniad i faterion megis argaeledd y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol i ymateb i'r adroddiad arolygu. Bydd angen i'r arolygydd perthnasol gytuno i hyn, ar gais y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol.

3.4. Os bydd y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol yn gwneud sylwadau ar ein hadroddiad neu'n ei herio drwy'r polisi hwn, gall hyn arwain at oedi cyn cyhoeddi'r adroddiad (15 diwrnod gwaith i ddechrau ac o bosibl 10 diwrnod gwaith arall os caiff yr adroddiad ei herio ymhellach).

3.5. Os na fydd y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol na'r unigolyn perthnasol yn gwneud sylwadau, neu os bydd yn ymateb yn dweud nad yw'n dymuno gwneud sylwadau, caiff yr adroddiad ei ryddhau'n gyhoeddus cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl yr arolygiad.

3.6. Pan gaiff y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r person perthnasol yr adroddiad arolygu, bydd cyfle iddo ofyn cwestiynau a chyflwyno sylwadau yn ei gylch. Dylai unrhyw sylwadau ymwneud yn benodol â chywirdeb ffeithiol (megis cywirdeb o ran teipio, sillafu neu wallau rhifiadol), cyflawnrwydd y dystiolaeth neu degwch / cymesuredd y canfyddiadau.

3.7. Dylai unrhyw sylwadau neu heriau ymwneud yn benodol â'r rhan(nau) o'r adroddiad a wrthwynebir, a chynnwys manylion a thystiolaeth ategol ynghylch y rhesymau. Drwy hyn, bydd modd i'r arolygwyr ystyried y wybodaeth yn llawn a rhoi ymateb clir.

3.8. Nid yw'r polisi hwn yn galluogi Person Cofrestredig, Unigolyn Cyfrifol nac unigolyn perthnasol herio'r farn a lunnir na'r sgoriau a ddyfernir gan yr arolygydd. Fodd bynnag, os bydd her yn llwyddiannus, mae'n bosibl y bydd angen diwygio'r farn neu'r sgôr.

4.1. Os bydd Person Cofrestredig, Unigolyn Cyfrifol neu unigolyn perthnasol am gwyno am ymddygiad arolygydd, neu unrhyw aelod o staff AGC, mae gennym bolisi cwynion y dylid ei ddilyn. Mae hyn yn broses ar wahân. Ni ddylai unrhyw sylwadau a gyflwynir mewn ymateb i adroddiad arolygu gynnwys materion yn ymwneud ag ymddygiad arolygydd.

4.2. Rydym yn disgwyl i unrhyw bryderon am ymddygiad yr arolygydd gael eu codi ar unwaith (neu cyn gynted ag y bo'n ymarferol) ar ôl yr arolygiad, nid pan gyhoeddir yr adroddiad.

4.3. Fel arfer, ni fydd cwyn a wneir am ymddygiad arolygydd yn arwain at oedi cyn cyhoeddi adroddiad arolygu.

5.1. Gweler y siart lif yn yr atodiad am y terfynau amser. Os na fydd modd (neu os nad yw'n debygol y bydd modd) cadw at y terfynau amser, dylid rhoi eglurhad am yr oedi i'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol, yn ogystal â therfyn amser newydd ar gyfer cwblhau'r gwaith.

5.2. Rydym yn ceisio llunio a chadarnhau adroddiad arolygu i'w gyhoeddi o fewn 50 diwrnod gwaith i gwblhau pob gweithgarwch arolygu. Fodd bynnag, mewn nifer bach o achosion, mae'n bosibl na fyddwn yn cadw at y terfyn amser hwn, yn dibynnu ar amgylchiadau'r arolygiad unigol.

Cam 1

6.1. Caniateir cyfnod o 10 diwrnod gwaith i'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol ystyried yr adroddiad a darparu ymateb ysgrifenedig iddo (gan ddefnyddio'r ffurflen a ddarparwyd).

6.2. Gall yr arolygydd newid unrhyw wallau ffeithiol annadleuol ac anfon yr adroddiad diwygiedig at y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol.

6.3. Os bydd yr her yn cwestiynu cyflawnrwydd y dystiolaeth neu degwch / cymesuredd ein canfyddiadau, bydd yr arolygydd yn trafod manylion yr her gyda'i reolwr llinell. Bydd y drafodaeth yn cynnwys unrhyw dystiolaeth ategol a'r rheswm/rhesymau dros dderbyn neu wrthod yr her. Caiff unrhyw benderfyniad ei gofnodi.

6.4. Rhaid i'r rhesymau dros unrhyw sylwadau/her gael eu nodi'n glir ar Gam 1 o'r broses. Ni ellir cynnwys rhesymau na gwybodaeth ategol ychwanegol yn nes ymlaen ar Gam 2.

6.5. Os bydd yr arolygydd yn gwneud unrhyw newidiadau sylweddol i adroddiad, bydd angen iddo gytuno ar y rhain gyda'i reolwr llinell a chyhoeddi adroddiad diwygiedig.

6.6. Mae'n bosibl y bydd yr arolygydd am ofyn am dystiolaeth ychwanegol mewn perthynas â her. Mae'n bosibl y bydd angen newid y terfynau amser mewn achos o'r fath, a gwneud addasiadau rhesymol er mwyn sicrhau bod modd i ddeunydd pellach gael ei gyflwyno a'i ystyried.

6.7. Os cytunir ar y newidiadau, bydd yr arolygydd yn diwygio'r adroddiad ac anfon copi o'r adroddiad diwygiedig, ar y cyd â chadarnhad ysgrifenedig o'r newidiadau.

6.8. Os byddwn yn penderfynu peidio â gwneud newidiadau, byddwn yn nodi'r rhesymau dros y penderfyniad(au) yn ysgrifenedig.

6.9. Rydym yn ceisio ymateb o fewn 5 diwrnod gwaith i gael her. Os na fydd modd (neu os yw'n debygol na fydd modd) cadw at y terfyn amser, rhoddir gwybod i'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol am yr oedi a'r terfyn amser newydd ar gyfer ein hymateb.

Cam 2

6.10. Mae Cam 2 o'n proses yn cynnwys adolygiad o her Cam 1 a pha mor dryloyw / cywir oedd ein casgliadau. Mae Cam 2 yn rhoi cyfle i'r darparwr herio canlyniad Cam 1. Rhaid i'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol gyflwyno unrhyw her o fewn 5 diwrnod gwaith i benderfyniad AGC o dan Gam 1.

6.11. Y rhesymau dros her Cam 2 fydd yr un rhesymau a nodwyd yn flaenorol ar Gam 1 o'r broses hon. Dim ond y wybodaeth sy'n gysylltiedig â Cham 1, ac a ddarperir yn ystod y cam hwnnw, y bydd yr unigolyn sy'n gyfrifol am adolygu her Cam 2 yn ei hystyried. Ni ellir cynnwys gwybodaeth ychwanegol fel rhan o Gam 2

6.12. Byddwn yn ystyried ac yn ymateb i ail her o fewn 5 diwrnod gwaith arall.

6.13. Os bydd (neu os yw'n debygol y bydd) oedi cyn ymateb, byddwn yn egluro'r oedi a rhoi dyddiad newydd.

6.14. Pan ddaw her Cam 2 i law, rheolwr nad oes ganddo gyfrifoldebau rheoli llinell am yr arolygydd dan sylw fydd yn ystyried yr her bob amser. Mae'n bosibl y bydd y rheolwr sy'n adolygu'r her yn trafod y mater â'r arolygydd a/neu'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol os bydd angen eglurhad. Bydd y rheolwr sy'n adolygu'r her yn gwneud unrhyw benderfyniadau terfynol, ac yn gofyn am newidiadau i'r adroddiad os bydd angen.

6.15. Rhoddir gwybod i'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol am y canlyniad yn ysgrifenedig. Caiff copi o'r adroddiad terfynol ei ddarparu a'i gyhoeddi. Drwy hyn, daw'r broses ymateb i adroddiadau arolygu i ben.

7.1. Os bydd y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol am ymateb i adroddiad arolygu, dylai ddilyn y broses a nodir yn y polisi hwn.

7.2. Os caiff hysbysiad gweithredu â blaenoriaeth ei gyflwyno cyn rhyddhau'r adroddiad arolygu neu ar yr un pryd, rydym yn disgwyl y bydd y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol yn cymryd camau i fynd i'r afael â'r materion a godwyd yn yr hysbysiad, yn ddi-oed (h.y. peidio ag aros am ganlyniad unrhyw her a godwyd gydag AGC mewn perthynas â'r adroddiad).

8.1. Rhaid i unrhyw geisiadau i AGC am wybodaeth mewn perthynas â heriau a wnaed o dan y polisi hwn nodi'r canlynol yn glir:

• y wybodaeth/y cofnod y gofynnir amdano, e.e. y cofnod arolygu a'r rhan
• o'r adroddiad y mae'r wybodaeth yn ymwneud â hi.

Caiff unrhyw geisiadau eraill am wybodaeth eu trin fel ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth nad ydynt yn rhan o'r polisi hwn. Ni fydd ceisiadau o'r fath yn arwain at oedi cyn cyhoeddi adroddiadau, a dylid eu hanfon at AGCGwybodaeth@llyw.cymru. 

Cam 1: 15 Diwrnod

• A ddaeth y ffurflen sylwadau a/neu unrhyw achosion a gyflwynwyd i law o fewn 10 diwrnod gwaith i gael yr adroddiad?
  • Os Naddo: Cyhoeddi r Adroddiad Arolygu
  • Os Do: Yr arolygydd ar gyfer yr arolygiad i ystyried y sylwadau a gwneud unrhyw newid(iadau) i r adroddiad arolygu fel y bo n briodol. Lle y bo n bosibl, dylid cadarnhau r penderfyniad ar lafar gyda r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu r unigolyn perthnasol. Yr arolygydd i lunio ymateb yn cadarnhau unrhyw newidiadau a wnaed neu na wnaed i r adroddiad. Yr arolygydd i ddweud wrth y swyddog cymorth busnes am anfon llythyr a chopi o r adroddiad diwygiedig. I w cwblhau o fewn 5 diwrnod gwaith.

Cam 2: 10 Diwrnod

• A ddaeth ymateb i law o fewn 5 diwrnod gwaith?
  • Os Naddo a'n A'n hymateb ni'n ddigonol: Cyhoeddi r Adroddiad Arolygu
  • Os Do a dydi'n ymateb ni ddim yn ddigonol: Y rheolwr i ystyried yr adroddiad a gwneud penderfyniad terfynol ynghylch a yw n briodol gwneud unrhyw newidiadau. Y rheolwr i lunio ymateb yn cadarnhau r penderfyniad ac yn dweud wrth y swyddog cymorth busnes am anfon llythyr a chopi o r adroddiad diwygiedig. I w cwblhau o fewn 5 diwrnod gwaith.