Polisi ar gyfer cyhoeddi adroddiadau arolygu gwasanaethau rheoleiddiedig

Pan fyddwn yn arolygu gwasanaeth rheoleiddiedig, mae dyletswydd arnom i baratoi adroddiad ysgrifenedig ar ein canfyddiadau a sicrhau bod yr adroddiad hwn ar gael. Mae'r polisi hwn yn nodi'r trefniadau rydym yn eu dilyn er mwyn sicrhau bod adroddiadau arolygu ar gael. Caiff y ddeddfwriaeth berthnasol ei rhestru ar ddiwedd y polisi hwn.

Rydym yn cyhoeddi adroddiadau arolygu er mwyn sicrhau bod ein canfyddiadau o arolygiadau ar gael i bobl sydd am gael gwybodaeth am wasanaeth penodol, gan gynnwys gwybodaeth am ddarparwr/darparwyr y gwasanaeth hwnnw. 

Pan fydd ein canfyddiadau'n cynnwys sgôr o ansawdd y gwasanaeth, byddwn yn cyhoeddi'r sgôr fel rhan o'r adroddiad.

Ar gyfer y rhan fwyaf o'r gwasanaethau rydym yn eu rheoleiddio, rydym yn cyhoeddi adroddiadau arolygu ar ein gwefan ar ffurf crynodeb o'n canfyddiadau (gan gynnwys graddau, lle y bo'n berthnasol), ac yn atodi fersiwn lawn o'r adroddiad ar ffurf dogfen PDF y gellir ei hargraffu. Mae'r ddau adroddiad diweddaraf i'w gweld ar y wefan.

Gan y gallai'r wybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn yr adroddiadau arolygu ar gyfer y mathau o wasanaethau sydd wedi'u nodi isod fod yn sensitif, ni chaiff yr adroddiadau hyn eu cyhoeddi ar ein gwefan. 

• Cartrefi Gofal i Blant
• Gwasanaethau Llety Diogel
• Canolfannau Preswyl i Deuluoedd
• Gwasanaethau Preswyl Ysgol Arbennig

Rydym yn anfon yr adroddiadau hyn yn uniongyrchol at yr unigolyn cyfrifol a/neu'r darparwr cofrestredig. Os byddwch am gael copi o adroddiadau arolygu nad ydynt wedi'u cyhoeddi, gallwch gyflwyno cais i AGC.

Ar gyfer y rhan fwyaf o'r mathau o wasanaethau rydym yn eu rheoleiddio, byddwn yn gwneud y canlynol:

• e-bostio copïau electronig o fersiwn derfynol yr adroddiad nas cyhoeddwyd yn uniongyrchol at yr unigolion dynodedig sy'n gysylltiedig â'r gwasanaeth
• cyhoeddi fersiwn derfynol yr adroddiad ar ein gwefan
• darparu fersiynau copi caled i'r unigolion hynny na fyddent yn gallu cael mynediad at yr adroddiad yn electronig

Mae ein holl adroddiadau ar gael yn Saesneg fodd bynnag, o 30 Mawrth 2016, yn unol â Safon 40 o Reoliadau Safonau'r Gymraeg (Rhif 1) 2015, caiff Arolygiaeth Gofal Cymru ei heithrio rhag gorfod cyhoeddi pob adroddiad arolygu rheoleiddiol yn Gymraeg. Byddwn yn cyhoeddi'r adroddiadau hyn yn ddwyieithog dan yr amgylchiadau canlynol:

• Ar gyfer gwasanaethau sy'n gweithredu drwy gyfrwng y Gymraeg neu'n ddwyieithog.
• Lle rydym wedi canfod y byddai hyn yn adlewyrchu dewis iaith y gwasanaeth. Byddwn yn cadarnhau dewis iaith gwasanaeth adeg ei gofrestru, ac yn gwirio drwy'r ymarfer casglu data blynyddol.
• Pan fydd yr adroddiad yn ymwneud â lleoliad gofal penodol lle bo mwyafrif y cwsmeriaid yn siaradwyr Cymraeg, a bod Arolygwyr o’r farn y bydd defnyddwyr y gwasanaeth neu eu teuluoedd am gael adroddiad Cymraeg o bosibl.
• Gall y cyhoedd wneud cais rhesymol a chymesur i weld unrhyw o adroddiadau arolygu Arolygiaeth Gofal Cymru yn y Gymraeg. Ar gyfer ceisiadau o'r fath, bydd Arolygiaeth Gofal Cymru yn ystyried p'un a yw'r pwnc neu'r gynulleidfa ddisgwyliedig yn awgrymu y dylai'r adroddiad fod ar gael yn Gymraeg, yn unol â Safon 47 Rheoliadau Safonau'r Gymraeg (Rhif 1) 2015.

Dylai ceisiadau gan y cyhoedd cael ei anfon at y blwch post Arolygiaeth Gofal Cymru.

Yn gyffredinol, disgwylir y byddwn yn anfon yr adroddiad arolygu at y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu at unigolyn perthnasol yn y gwasanaeth o fewn 25 diwrnod gwaith i'r gweithgarwch arolygu olaf. Gallai'r ‘gweithgarwch arolygu olaf’ olygu'r ymweliad arolygu ei hun, neu alwadau ffôn dilynol â pherthnasau neu weithwyr proffesiynol, neu adolygu holiaduron. 

Ein nod yw cyhoeddi'r adroddiad arolygu o fewn 50 diwrnod gwaith ar ôl cwblhau'r holl weithgareddau arolygu. Gellir ymestyn y terfyn amser hwn o bryd i'w gilydd yn dibynnu ar amgylchiadau arolygiadau unigol. 

Lle byddwn yn nodi meysydd gweithredu â blaenoriaeth, caiff Adroddiad Gweithredu â Blaenoriaeth ar wahân ei anfon at ddarparwr y gwasanaeth. Mae'r adroddiad hwn yn cynnwys gwybodaeth bersonol a sensitif ac ni chaiff ei gyhoeddi. 

Ar ôl derbyn yr adroddiad arolygu, gall y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol ddewis cyhoeddi'r adroddiad ar unwaith drwy ei gyfrif AGC Ar-lein personol. 

Os na ddewisir yr opsiwn hwn, bydd AGC yn cyhoeddi'r adroddiad ar y dyddiad a nodir yn yr e-bost eglurhaol adeg anfon yr adroddiad. 

Gall y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol hefyd ofyn i'r adroddiad, a'r graddau, gael eu hadolygu, yn benodol mewn perthynas â'r canlynol:

• cywirdeb ffeithiol (fel gwallau teipio, gwallau sillafu neu wallau rhifiadol) neu
• gyflawnrwydd tystiolaeth 

Gellir gwneud hyn am gyfnod o 10 diwrnod gwaith ar ôl derbyn yr adroddiad. Mae ein Polisi ar Wneud cais i adolygu tystiolaeth o ganfyddiadau adroddiad arolygu (gan gynnwys graddau), sydd ar gael ar ein gwefan, yn rhoi rhagor o fanylion am y ffordd y gall darparwyr ymateb i ni am gynnwys adroddiad arolygu, a'r ffordd rydym yn ymdrin ag ymatebion o'r fath. 

Lle y gwnaed cais am adolygiad ac y cafodd yr adolygiad hwnnw ei gwblhau, gall y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol ddewis cyhoeddi'r adroddiad ar unwaith drwy ei gyfrif AGC Ar-lein. 

Lle na ddewisir yr opsiwn hwn, bydd AGC yn cyhoeddi'r adroddiad. 

Mae ein Hysbysiad preifatrwydd yn nodi'r math o wybodaeth bersonol y gallwn ei chasglu, yr hyn rydym yn ei wneud gyda'r wybodaeth, gyda phwy y gallwn ei rhannu, am faint y byddwn yn ei chadw a beth yw hawliau'r bobl mewn perthynas â'r wybodaeth.

Nid ydym yn cyhoeddi gwybodaeth bersonol oni fydd yn ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Mae'r gofynion statudol canlynol yn gymwys mewn perthynas â chyhoeddi adroddiadau am wasanaethau rheoleiddiedig yng Nghymru:

• Deddf Plant 1989: paragraffau (9A), (9B), a (9C) o adran 87.
• Mesur Plant a Theuluoedd (Cymru) 2010: adran 40.
• Rheoliadau Gwarchod Plant a Gofal Dydd (Arolygu a Gwybodaeth ar gyfer Awdurdodau Lleol) (Cymru) 2010: paragraffau (2), (3) a (4) o reoliad 2.
• Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016: paragraff (3) o adran 36.