Gwiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd Canllaw i Ymgeiswyr

Cafodd y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) ei sefydlu yn 2012, gan ddisodli'r Swyddfa Cofnodion Troseddol (CRB) a'r Awdurdod Diogelu Annibynnol (ISA) gynt. Mae'n darparu gwasanaeth sy'n cyfuno gwiriadau cofnodion troseddol a rhestr o unigolion 'gwaharddedig'.

Gall Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) brosesu gwiriadau DBS ar gyfer unigolion y mae angen iddynt gofrestru â ni (neu sydd fel arall yn gysylltiedig â gwasanaeth cofrestredig) a lle na allant drefnu eu gwiriadau eu hunain neu lle maent wedi'u hatal rhag gwneud hynny'n gyfreithiol.

Caiff pob cais DBS drwy AGC ei brosesu gan ddarparwr trydydd parti (Vibrant Nation). Gan amlaf, bydd hyn yn gwneud y broses gwneud cais yn un ddigidol ar y cyfan i holl ymgeiswyr DBS, a bydd yn lleihau cymhlethdod a swm y data/gwybodaeth mae angen i ni ei rheoli.  

Rhaid i AGC wirio cymhwysedd pob ymgeisydd ar ddechrau'r broses DBS. Dim ond pobl sy'n gymwys i gael gwiriad DBS all gael eu hatgyfeirio at borth ar-lein y darparwr trydydd parti i gwblhau cais.  

Er mwyn bodloni meini prawf cymhwysedd gwiriad DBS ag AGC, rhaid i chi wneud y canlynol:

• Sicrhau eich bod yn 16 oed neu'n hŷn;
• Gweithio neu fod ynghlwm wrth rôl neu weithgaredd lle rydych yn gweithio'n uniongyrchol gyda phlant a/neu oedolion agored i niwed, neu lle y gallai hynny ddigwydd;
• Gweithio neu fod ynghlwm wrth ardal gweithlu ragnodedig ar gyfer plant a/neu oedolion;  
• Bod yn gymwys i gael gwiriad Manylach (Dolen allanol)(â Rhestr Waharddedig).
• Rolau sy'n gymwys i gael gwiriad DBS ag AGC: Person Cofrestredig, Unigolyn Cyfrifol, 'Yn Byw yn' (unigolyn sy'n byw yng nghyfeiriad y gwasanaeth ac sy'n 16+ oed e.e. aelodau o gartref gwarchodwr plant), Cynorthwywyr gwarchod plant  

Os nad ydych wedi gwneud eisoes, yn gyntaf rhaid ichi gysylltu ag AGC drwy ffonio 0300 7900 126 dewis opsiwn 3 a gofyn am wiriad DBS â ni. Pan fyddwn wedi cadarnhau eich bod yn gymwys i gael gwiriad ac wedi rhoi gwybod i'n darparwr trydydd parti, Vibrant Nation, cewch e-bost ar wahân yn cynnwys dolen i'w borth ar-lein; rhif cyfeirnod unigryw ac enw defnyddiwr. Dylech ddefnyddio'r rhain i fewngofnodi i system ar-lein Vibrant Nation (defnyddiwch y ddolen yn yr ebost) er mwyn cwblhau eich ffurflen gais DBS ar-lein.  

Os bydd angen ichi adnewyddu eich tystysgrif DBS gyfredol â ni, argymhellwn nad ydych yn gwneud cais nes bod mis cyn dyddiad adnewyddu eich cais. Mae ein proses ar-lein yn gyflym a chaiff y rhan fwyaf o wiriadau eu cwblhau o fewn 10 diwrnod. Gallant gymryd mwy o amser os bydd gwybodaeth wedi'i chynnwys ar y dystysgrif a/neu os byddwch wedi byw mewn ardal fetropolitan fawr.  

Nid oes rhaid ichi ddefnyddio system ar-lein Vibrant Nation a gallwch drefnu gwiriad DBS yn annibynnol os gallwch wneud hynny. Rhaid i dystysgrif DBS a drefnir yn annibynnol fod:

• Yn un Fanylach â gwiriad Rhestr Waharddedig;
• Ar gyfer ardal gywir y gweithlu;  
• Wedi'i chyflwyno (yn bersonol neu drwy'r post) i AGC o fewn tri mis i'w chyhoeddi.
• Wedi'i chofrestru â gwasanaeth diweddaru DBS a bod â thanysgrifiad cyfredol. Byddai angen i'r dystysgrif fod yn un Fanylach ar gyfer y gweithlu cywir a bydd angen i AGC gael caniatâd a manylion gan ddeiliad y dystysgrif i weld y gwiriad DBS

Caiff pob gwiriad DBS drwy AGC ei gyflawni gan ein darparwr trydydd parti (Vibrant Nation). Caiff y rhan fwyaf o'r broses ei chwblhau drwy ei system ar-lein  gyda'ch gwiriad prawf adnabod yn cael ei gynnal yn Swyddfa'r Post. Bydd hyn yn haws ac yn gyflymach i chi.  

Dim ond bod ynghlwm wrth ddau gam pwysig y bydd AGC: 

• Cymhwysedd; ac
• Ystyried gwybodaeth 'gadarnhaol' a geir ar dystysgrifau DBS

Unwaith y byddwn wedi cadarnhau eich bod yn gymwys, cewch e-bost a manylion mewngofnodi (enw defnyddiwr a rhif cyfeirnod unigryw) gan ein darparwr trydydd parti. Bydd angen ichi roi'r manylion hyn yn nhudalen mewngofnodi'r darparwr. Pan fyddwch wedi cael eich derbyn, cewch eich cyfeirio at y porth gwneud cais ar-lein. Bydd y dudalen 'lanio' yn dangos ac yn gofyn am y wybodaeth ganlynol:  

Enw'r cwmni:  Arolygiaeth Gofal Cymru
Enw defnyddiwr: XXXXXX
Cyfrinair (neu rif cyfeirnod?):  XXXXXX  

Pan fyddwch wedi llwyddo i fewngofnodi i'r safle, bydd ein darparwr trydydd parti yn rheoli'r broses ffurflen gais yn electronig. Mae'r system wedi cael ei dylunio i fod yn sensitif i roi gwybodaeth anghywir, anghydnaws neu sy'n gwrthdaro ac, os felly, gofynnir i chi ei diwygio. 

Rhaid i bob ymgeisydd dalu ffi DBS a ffi weinyddol.  Cymerir y taliad gan y darparwr trydydd parti drwy ei borth ar-lein yn ystod y broses gais. Gallwch dalu drwy PayPal neu gerdyn debyd neu gredyd (heblaw am American Express); ni ellir talu drwy arian parod na siec. Nid ad-delir unrhyw ffioedd.  

Mae hon yn system ddiogel ac ni chaiff eich manylion talu eu storio na'u defnyddio at unrhyw ddiben arall. 

Unwaith y byddwch wedi nodi eich manylion yn gywir, gofynnir i chi ddewis pa ddogfennau adnabod y byddwch yn eu defnyddio i gadarnhau pwy ydych. Unwaith y byddwch wedi dewis y dogfennau, a chofnodi'r wybodaeth ofynnol, bydd y system yn cynhyrchu cod QR. 

Mae'r cod QR hwn yn rhoi gwybod i Swyddfa'r Post fod angen gwiriad adnabod arnoch, a pha ddogfennau y byddwch yn dod â nhw i'r gwiriad. Rhaid i chi ddod â'r cod QR i swyddfa bost ynghyd â'r dogfennau adnabod y gwnaethoch eu dewis ar eich ffurflen gais neu ni fydd yn bosibl cynnal eich gwiriad adnabod. Os na fyddwch yn gwneud hyn, efallai y bydd hyn yn peri oedi i'ch cais DBS ac o bosibl yn oedi eich cais i gofrestru neu i adnewyddu eich tystysgrif DBS.  

Mae adnodd i ddod o hyd i gangen Swyddfa'r Post wedi cael ei gynnwys yn y ffurflen gais ar-lein, sy'n eich galluogi i chwilio am swyddfa bost gyfagos sy'n cynnig y gwasanaeth gwiriadau adnabod.    

Mae ffi o £15 yn daladwy i Swyddfa'r Post unwaith y byddwch wedi cwblhau eich gwiriad adnabod.  

Unwaith y bydd Swyddfa'r Post wedi cadarnhau pwy ydych, bydd yn cadarnhau gyda thrydydd parti bod eich prawf adnabod yn ddilys. Yna bydd ein darparwr trydydd parti yn cydlofnodi eich cais ar-lein ac yn ei anfon i DBS i'w brosesu. 

Mae AGC yn argymell y dylai pob ymgeisydd achub ar y cyfle i danysgrifio i Wasanaeth Diweddaru DBS, yn ddelfrydol yn ystod y broses gais ar-lein. Mae'r gwasanaeth ar gael am ffi flynyddol a rhaid ichi adnewyddu eich tanysgrifiad bob blwyddyn os ydych am barhau i gael budd o'r gwasanaeth. Ymhlith buddiannau'r gwasanaeth mae'r canlynol:

• Gwasanaeth ar-lein sy'n hawdd ac yn gyflym i'w ddefnyddio gennych;  
• Y gallu i reoli eich gwiriad DBS eich hun at ddibenion cyflogaeth a gwirfoddoli;  
• Ddim yn gorfod adnewyddu eich tystysgrif bob tair blynedd, ar yr amod eich bod yn cynnal eich tanysgrifiad ar gyfer Gwasanaeth Diweddaru DBS ac na ddatgelir unrhyw wybodaeth newydd wrth wirio eich statws;  
• Arbed amser ac arian i chi drwy beidio â gorfod teithio i swyddfa AGC i adnewyddu eich tystysgrif DBS;  
• Gall AGC bellach dderbyn sicrwydd Gwasanaeth Diweddaru DBS (ar gyfer pob ymgeisydd bron); hyd yn oed (fel sy'n wir yn y rhan fwyaf o  achosion) na chafodd eich tystysgrif DBS wreiddiol ei chydlofnodi gan Weinidogion Cymru.    

Os byddwch yn dewis tanysgrifio i Wasanaeth Diweddaru DBS, bydd ein darparwr trydydd parti yn rhoi gwybod i ni eich bod wedi gwneud hynny.  

Nid oes rhaid ichi ddefnyddio ein darparwr trydydd parti i danysgrifio i Wasanaeth Diweddaru DBS. Gallwch hefyd danysgrifio'n annibynnol ac yn uniongyrchol â DBS gan ddefnyddio eich tystysgrif newydd.   

Pan fyddwch yn tanysgrifio, gofynnir ichi gadarnhau eich bod yn cytuno i AGC gynnal gwiriadau cyfnodol o statws eich tystysgrif ar-lein. Diben hyn yw cadarnhau nad yw statws eich tystysgrif wedi newid ers iddi gael ei lanlwytho gyntaf.  

Yn y rhan fwyaf o achosion ni fydd unrhyw newid i statws tystysgrif – mae hyn yn golygu nad yw'r dystysgrif wreiddiol yn cynnwys unrhyw wybodaeth – neu nad oes unrhyw wybodaeth newydd.

Mewn nifer bach o achosion fodd bynnag, bydd y gwiriad statws yn dynodi bod gwybodaeth newydd wedi dod i law. Ni fydd y gwiriad yn datgelu natur y wybodaeth newydd. I weld hwn, bydd angen inni gysylltu â chi a'ch hysbysu bod eich statws ar-lein wedi newid. Bydd angen ichi gwblhau cais DBS newydd. Mae'n debygol y bydd angen inni drafod hyn ymhellach â chi (un o fanteision eraill Gwasanaeth Diweddaru DBS yw na fydd angen i chi wneud hyn mwyach pan na ddatgelir unrhyw wybodaeth newydd).  

Byddwn bob amser yn ystyried unrhyw wybodaeth o'r fath mewn ffordd gymesur ac yn delio â phob enghraifft fesul achos.  

Er nad yw'n ofynnol ichi danysgrifio i Wasanaeth Diweddaru DBS, bydd ein darparwr trydydd parti yn rhoi gwybod i ni o hyd fod eich gwiriad DBS wedi cael ei gwblhau'n llwyddiannus. Unwaith eto, gofynnir ichi gadarnhau eich bod yn cytuno i hyn.  

Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd hyn yn nodi'n syml fod eich gwiriad wedi'i gwblhau a'i ddychwelyd ac nad oes unrhyw wybodaeth ychwanegol ynddo, nac unrhyw wybodaeth newydd. 

Fodd bynnag, os bydd eich gwiriad yn cynnwys gwybodaeth newydd ('cadarnhaol') byddwn yn cael gwybod am hyn ac yn gwneud y canlynol: 

• Gofyn am gael gweld eich tystysgrif wreiddiol;  
• Ystyried cynnwys y dystysgrif;  
• Dychwelyd y dystysgrif atoch drwy ei phostio lle y bo modd.

Os byddwn eisoes yn ymwybodol o'r wybodaeth yn eich tystysgrif, a'i bod hi wedi cael ei hystyried yn flaenorol, ni fydd angen inni weithredu ymhellach. Fodd bynnag, os bydd y wybodaeth yn newydd bydd angen inni drafod hyn â chi ymhellach.  

Nodwch: Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i unigolion sydd wedi'u cofrestru â ni, neu sydd fel arall yn destun tystysgrif DBS o ran gwasanaeth cofrestredig, ein hysbysu am unrhyw euogfarn neu rybudd gan yr heddlu. Gall methiant i wneud hyn ddynodi methiant rheoliadol ac mae'n debygol y caiff hyn ei drafod ymhellach â chi.

Rydym yn prosesu unrhyw wybodaeth bersonol a/neu sensitif sydd gennym amdanoch yn deg ac yn gyfreithlon, ac rydym ond yn gofyn am wybodaeth o'r fath os oes ei hangen arnom er mwyn cyflawni ein rôl. I gael rhagor o wybodaeth am y ffordd rydym yn prosesu data personol, gweler ein Hysbysiad Preifatrwydd.

Mae rhagor o wybodaeth ar gael drwy'r dolenni canlynol: 

• Arolygiaeth Gofal Cymru: Archwiliadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
• GOV.UK DBS Update Service guidance (External link) (Saesneg yn unig)
• CBScreening: Enhanced DBS checks (External link) (Saesneg yn unig)

Mae ein darparwr trydydd parti hefyd yn cynnig llinell gymorth ddwyieithog ddigidol â chymorth ar 02920 334 995.