Hysbysiad Preifatrwydd

Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC), fel rhan o Lywodraeth Cymru, yw rheoleiddiwr annibynnol gofal cymdeithasol a gofal plant yng Nghymru. Er mwyn gwneud ein gwaith yn effeithiol ac yn unol â gofynion statudol2, mae’n rhaid i ni gasglu, dal a defnyddio mathau penodol o wybodaeth am bobl. Mae’r rhain yn cynnwys darparwyr gwasanaethau, defnyddwyr gwasanaethau a chynrychiolwyr defnyddwyr gwasanaethau. Gall hyn gynnwys gwybodaeth lle y gellir adnabod unigolion penodol, a gwyboaeth sy’n sensitif i’r unigolion dan sylw. Wrth reoleiddio’r gwasanaethau a roddir i blant ac oedolion sy’n agored i niwed rydym yn ceisio lleihau neu ddileu risgiau i’w lles a sicrhau bod darparwyr gofal yn gweithredu’n unol â’r gyfraith.

Gohebu â’r Prif Arolygydd  

Pan fyddwch yn gohebu â ni, caiff eich gwybodaeth bersonol ei phrosesu yn yr un ffordd ag y caiff ei phrosesu ar lefel gorfforaethol i staff Llywodraeth Cymru. Cewch wybod sut y caiff eich gwybodaeth bersonol ei phrosesu yn y ffordd hon drwy edrych ar Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraeth Cymru (Dolen allanol).

Cynllun Cymeradwyo Gwirfoddol Gofal Plant yn y Cartref 

Mae Cynllun Cymeradwyo Gwirfoddol Gofal Plant yn y Cartref yn cael ei weithredu gan AGC a’i awdurdodi gan Lywodraeth Cymru. Cynllun gwirfoddol ydyw, sy’n seiliedig a gydsyniad. Nid yw AGC yn cofrestru nanis, ond drwy’r cynllun gallwch gael eich fetio ar gyfer gofal plant yn y cartref. Dim ond i nanis sy’n darparu gofal yng Nghymru y mae’r cynllun yn gymwys. Mae angen ei adolygu’n flynyddol a chaiff ei gwblau drwy ffurflen gais y gellir ei lawrlwytho. Mae’r ffurflen gais yn rhoi’ch manylion personol, eich hyfforddiant ar ofal plant a chymorth cyntaf ac mae’n cynnwys gwiriad o gofnodion troseddol.  

Caiff y wybodaeth bersonol a ddarperir gennych ei phrosesu yn y ffyrdd hyn:

• i asesu’ch sgiliau, eich addasrwydd a’ch cymhwyster i gael eich Cymeradwyo
• (fel gwybodaeth ddienw) at ddibenion gwerthus’r cynllun hwn ac ymchwil.  

Dyma’r cyfnodau cadw sy’n gymwys i’r wybodaeth a ddarperir gennych:

• Mae dogfennau ymgeisio yn cael eu cadw am 3 blynedd ar ôl ymgeisio
• Mae gwybodaeth ymgeisio yn cael ei chadw am 6 blynedd ar ôl i’r gymeradwyaeth ddod i ben
• Mae gwybodaeth ymchwil ddienw yn cael ei chadw yn unol â pholisi corfforaethol Llywodraeth Cymru.  

Caiff eich gwybodaeth ei rhannu â CThEM. Dim ond os ydych yn cydsynio yn y ffurflen gais y caiff ei rhannu â’r Gwasanaeth Gwybodaeth Teulu lleol. Caiff gwybodaeth ei rhannu er mwyn i rieni gael gwybodaeth am y gofalwyr plant yn y cartref cymeradwy sydd ar gael yn eu hardal. 

Cyfathrebu

Rydym yn casglu delweddau, fideos, disgrifiadau byr yn ogystal â sylwadau ysgrifenedig, adolygiadau a hanesion personol i’w defnyddio mewn deunyddiau cyfathrebu ychwanegol er mwyn hyrwyddo ein gwaith, addysgu ac ymgynghori â rhanddeiliaid. Defnyddir y rhain mewn amrywiol sianeli cyfathrebu sy’n cynnwys y cyfryngau cymdeithasol a’n gwefan a chyflwyniadau. Caiff eich gwybodaeth ei hadolygu bob 10 mlynedd er mwyn sicrhau ei bod yn dal i fod yn berthnasol at y dibenion hyn. Dim ond gyda’ch cydsyniad y caiff y wybodaeth bersonol hon ei defnyddio a gellir tynnu’r cydsyniad hwnnw yn ôl drwy gysylltu â ni. 

Cwynion am ein staff 

Ymdrinnir â chwynion am ein staff ar lefel gorfforaethol yn Llywodraeth Cymru. Cewch wybod sut y caiff eich gwybodaeth bersonol ei phrosesu yn y ffordd hon drwy edrych ar Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraeth Cymru (Dolen allanol).

Pryderon 

Pan ddaw pryder ynglŷn â darparwyr gofal neu wasanaethau i law, byddwn yn cydnabod hyn ac yn gwneud pob ymdrech i ymateb mewn modd amserol. Efallai y byddwn yn rhannu’ch gwybodaeth ymhellach yn unol â’r rheoliadau diogelu sy’n llywodraethu ein gweithgareddau (gweler Gyda phwy rydym yn rhannu gwybodaeth). Caiff eich gohebiaeth ei chadw am 3 blynedd ar ôl i’r pryder gael ei ddatrys yn foddhaol. Fodd bynnag, os bydd y pryder yn arwain at arfer swyddogaethau rheoleiddio eraill (ee gweithgareddau gorfodi) yna bydd y cyfnodau cadw ar gyfer y swyddogaethau hynny’n gymwys (gweler Am faint o amser rydym yn cadw’ch gwybodaeth). 

Ymgyngoriadau ac Arolygon 

Er mwyn cefnogi ein swyddogaethau rheoleiddio, rydym yn cynnal ystod o ymgynghoriadau ac arolygon ar-lein drwy gydol y flwyddyn. Nod y rhain yw casglu tystiolaeth a dealltwriaeth o gyflwr y farchnad gofal cymdeithasol yr ydym yn ei rheoleiddio, yn ogystal â chefnogi a hysbysu ein swyddogaethau gweithredol ein hunain. Ymysg y rhai rydym yn gweithio gyda nhw mae darparwyr gwasanaethau, awdurdodau lleol ac unrhyw sefydliadau ac unigolion eraill sy’n gysylltiedig â’r rhain yn uniongyrchol.  

Caiff y wybodaeth ei dadansoddi a’i chasglu at ei gilydd i greu adroddiadau cryno. Caiff y rhain eu defnyddio i gefnogi ein swyddogaethau ein hunain (e.e. arolygon). Mae’n bosibl iddynt gael eu rhannu’n uniongyrchol â darparwyr y wybodaeth honno lle bo angen. Os nodir unrhyw faterion eraill (e.e. pryderon neu faterion diogelu), gellir rhannu’r rhain yn unol â’r rheoliadau sy’n llywodraethu’r gweithgareddau hynny (gweler Gyda phwy rydym yn rhannu gwybodaeth).  

Cedwir gwybodaeth sy’n ymwneud ag ymatebwyr nes cwblhau’r ymgynghoriad. Cedwir y wybodaeth a gasglwyd o ymgynghoriad am gyfnod o 3 blynedd ar ôl cau’r ymgynghoriad. Pan ddefnyddir gwybodaeth er mwyn cefnogi ein swyddogaethau eraill (e.e. diogelu, gweithgareddau gorfodi) yna mae’r cyfnodau cadw ar gyfer y swyddogaethau hynny’n gymwys (gweler Am faint o amser rydym yn cadw’ch gwybodaeth). 

Gweithgareddau ymgysylltu 

Rydym yn ymgymryd â nifer o weithgareddau ymgysylltu. Mae’r rhain yn cynnwys cyfathrebu cyffredinol, digwyddiadau i randdeiliaid a gweithgorau. Ymdrinnir â’r rhain yn yr un ffordd ag ymgysylltu ar lefel gorfforaethol yn Llywodraeth Cymru. Cewch wybod sut y caiff eich gwybodaeth bersonol ei phrosesu yn y ffordd hon drwy edrych ar Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraeth Cymru (Dolen allanol).

Ymholiadau

Pan fyddwch yn anfon ymholiad atom, caiff ei brosesu yn yr un ffordd ag y prosesir ymholiadau ar lefel gorfforaethol i staff Llywodraeth Cymru. Cewch wybod sut y caiff eich gwybodaeth bersonol ei phrosesu yn y ffordd hon drwy edrych ar Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraeth Cymru (Dolen allanol).

Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a cheisiadau Gwrthrych i weld Data 

Pan fyddwch yn anfon cais Rhyddid Gwybodaeth neu gais Gwrthrych i weld Data, ymdrinnir â’r rhain fel rhan o broses gorfforaethol i Lywodraeth Cymru. Cewch wybod sut y caiff eich gwybodaeth bersonol ei phrosesu yn y ffyrdd hyn drwy edrych ar Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraeth Cymru (Dolen allanol).

Colegau Addysg Bellach, Ysgolion Preswyl ac Ysgolion Arbennig Preswyl

Rydym yn ymgymryd â’n dyletswyddau rheoleiddio â Cholegau Addysg Bellach, Ysgolion Preswyl ac Ysgolion Arbennig Preswyl, gan ddefnyddio’r un prosesau ar y cyfan ag a ddefnyddiwn ar gyfer gwasanaethau cofrestredig. Mae’r dyletswyddau hyn yn cynnwys arolygiadau, diogelu a phryderon yn ogystal â’r gwasanaethau cymorth angenrheidiol i ymgymryd â’r swyddogaethau hyn. Fodd bynnag, nid yw’n ofynnol i wasanaethau o’r fath gael eu cofrestru o dan y ddeddfwriaeth bresennol ac felly nid oes gan AGC yr un pwerau gorfodi. Prif gynnyrch ein harolygiadau yw adroddiadau wedi’u hanonymeiddio ar ein harolygiadau sydd ar gael i’r cyhoedd ar ein gwefan. 

Gwasanaethau a Darparwyr Gofal Cofrestredig 

Y mathau o wybodaeth a ddelir gennym 

Er mwyn cyflawni ein swyddogaethau rheoleiddio mae’n rhaid i ni gasglu a dal gwybodaeth bersonol. Gwybodaeth bersonol yw gwybodaeth lle y gellir adnabod unigolyn. Weithiau, gall y wybodaeth hon fod o natur sensitif (er enghraifft, gall ymwneud â chofnod iechyd neu gofnod troseddol unigolyn). Ceir rhestr isod o’r prif fathau o wybodaeth bersonol a gesglir ac a ddelir gennym. Oherwydd natur ein gwaith, ni allwn wybod ymlaen llaw pa fathau o wybodaeth bersonol a gaiff eu cyflwyno i ni ac y bydd angen i ni eu casglu a’u dal er mwyn bodloni gofynion ein swyddogaethau rheoleiddio. 

• Gwybodaeth gyffredinol 
  • Enw, cyfeiriad, dyddiad geni, oedran, rhyw, dewis iaith a dull cyfathrebu, manylion cyswllt, geirdaon, copïau o brawf adnabod ffotografffig.
• Gwybodaeth darparwyr/gwasanaethau
  • enw defnyddiwr a rhif adnabod personol AGC Ar-lein, manylion cofrestru â chyrff eraill megis rhif cofrestru Gofal Cymdeithasol Cymru, cofnodion ariannol, cymwysterau a hyfforddiant, hanes gwasanaeth.
• Meddygol
  • Cynlluniau gofal, adroddiadau meddygol, cofnodion meddyginiaeth
• Gorfodi’r gyfraith
  • Cofnodion yr heddlu, collfarnau, honiadau o gamymddwyn yn y gwaith, gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
• Gweithgareddau diogelu a gorfodi
  • Gweithgareddau gorfodi, amodau amddifadu o ryddid, manylion atgyfeiriadau amddiffyn plant, honiadau o gam-drin 

Beth rydym yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth

Mae’r wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu ac yn ei phrosesu yn ein galluogi i werthuso perfformiad darparwyr gwasanaethau ac awdurdodau lleol a’u cydymffurfiaeth â gofynion rheoliadol. Yn achos awdurdodau lleol, y diben yw gwerthuso p’un a yw awdurdod lleol wedi cyflawni ei swyddogaethau statudol. Mae hyn yn golygu dadansoddi gwybodaeth a gesglir yn ystod arolygiadau a pharatoi adroddiadau. Caiff yr adroddiadau hyn eu rhannu â darparwyr gwasanaethau ac awdurdodau lleol cyn cael eu cyhoeddi ac efallai y bydd gohebiaeth rhyngom ni a’r darparwr/awdurdodau lleol yn eu cylch cyn i’r adroddiad gael ei gwblhau’n derfynol a’i gyhoeddi.  

Gelwir arnom i gymryd rhan mewn gweithdrefnau amddiffyn oedolion ac amddiffyn plant hefyd: caiff gwybodaeth bersonol ei phrosesu i gefnogi prosesau gwneud penderfyniadau gan awdurdodau lleol a chyrff cyhoeddus eraill sydd â chyfrifoldebau statudol dros amddiffyn plant ac oedolion. Caiff gwybodaeth bersonol ei phrosesu hefyd, i’r graddau y mae’n angenrheidiol, i gefnogi camau gorfodi troseddol neu sifil yn erbyn darparwyr gwasanaethau neu i gefnogi ymyriadau yn erbyn awdurdodau lleol nad ydynt yn cyflawni eu dyletswyddau statudol neu nad ydynt yn cyflawni eu dyletswyddau statudol o bosibl.  

Gellir prosesu gwybodaeth bersonol wrth arfer ein swyddogaethau i atgyfeirio unigolion at y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd neu atgyfeirio unigolion at gyrff rheoleiddio proffesiynol. Gellir rhannu gwybodaeth bersonol â chyrff rheoleiddio neu gyrff gorfodi’r gyfraith eraill hefyd, lle mae’n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith neu lle mae rhannu’r wybodaeth yn gyson â’n swyddogaethau statudol.  

Mae’r prosesau penodol rydym yn ymwneud â hwy yn cynnwys:

Cofrestru

• Rhoi mynediad ar-lein diogel i ddarparwyr gwasanaethau
• Cynnal gwiriadau ‘addasrwydd’ o’r rhai sy’n gwneud cais i gofrestru
• Cofrestru darparwyr a gwasanaethau
• Darparu cofrestr gyhoeddus o ddarparwyr a gwasanaethau 

Arolygiadau

• Arolygu darparwyr a gwasanaethau
• Arolygu’r ffordd y mae awdurdodau lleol yn darparu gwasanaethau cymdeithasol
• Prosesu hysbysiadau gan wasanaethau cofrestredig  

Diogelu

• Monitrio mesurau diogelu pobl sy’n derbyn gofal a chymorth, gan gynnwys lle mae’n rhaid amddifadu unigolion o’u rhyddid.
• Cymryd rhan mewn trafodaethau ac ymchwiliadau diogelu amlasiantaethol lle credir bod pobl wedi cael eu cam-drin neu sydd mewn perygl o gael eu camdrin.  

Gorfodi

• Gorfodi gofynion rheoleiddiol sy’n gymwys i’r gwasanaethau
• Cymryd camau gorfodi sifil a throseddol  

Gwasanaethau Cymorth

• Trefnu digwyddiadau, cyfarfodydd ac ymgyngoriadau
• Paratoi deunydd cyfathrebu ac ymgysylltu, gan gynnwys cylchlythyrau
• Casglu Datganiadau Hunanasesu Gwasanaeth gan ddarparwyr gwasanaethau
• Gweinyddu gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gyfer darparwyr gwasanaethau
• Ymateb i ymgholiadau cyffredinol am wasanaethau

Yn ogystal â’r prosesau uchod, rydym hefyd yn defnyddio ac yn rhannu gwybodaeth ddienw er mwyn:

• Paratoi adroddiadau blynyddol sydd ar gael yn gyhoeddus (e.e. Mesurau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid; adroddiad blynyddol AGC) ac adroddiadau thematig (e.e. darpariaeth anabledd dysgu yng Nghymru)
• Paratoi dadansoddiadau ystadegol
• Cefnogi ymchwil neu ymgyngoriadau a gomisiynir gan Weinidogion Cymru
• Rhoi gwybodaeth i Weinidogion Cymru i’w helpu i wneud penderfyniadau ynglŷn â newidiadau polisi 

Am faint o amser rydym yn cadw’ch gwybodaeth 

• Mynediad AGC Ar-lein 
  • 6 blynedd ar ôl datgofrestru gwasanaeth 
• Cofrestru 
  • Gwasanaeth cyn cofrestru: cadw nes ei fod wedi cofrestru 
  • Gwasanaeth cofrestredig: 6 blynedd ar ôl datgofrestru gwasanaeth 
  • Dogfennau ymgeisio: 3 blynedd ar ôl penderfynu ar y ceisiadau 
  • Gwasanaethau a wrthodwyd ac a ganslwyd drwy orfodi: yn amhenodol 
• Arolygiad o ddarparwyr a gwasanaethau 
  • 6 blynedd ar ôl cyhoeddi adroddiad 
• Hysbysiadau
  • 3 blynedd ar ôl derbyn hysbysiad 
• Mesurau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid
  • 3 blynedd o ganlyniad i hysbysiadau
  • 6 blynedd o ganlyniad i arolygiadau 
• Gweithgareddau gorfodi 
  • 3 blynedd o ddiwedd gweithgarwch gorfodi 
• Digwyddiadau, cyfarfodydd, ymgyngoriadau, cylchlythyrau a bwletinau  
  • Nes bod y gwasanaeth wedi’i ddatgofrestru 
• Datganiadau Hunanasesu Gwasanaeth  
  • 6 blynedd o gyhoeddi’r adroddiad arolygu nesaf
• Tystysgrifau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd  
  • Yn unol â pholisi’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd  
• Gwybodaeth ystadegol ddienw
  • Yn unol â pholisi corfforaethol Llywodraeth Cymru

Gyda phwy rydym yn rhannu’ch gwybodaeth 

Dim ond pan fydd yn gyfreithlon gwneud hynny y byddwn yn rhannu gwybodaeth â sefydliadau eraill. Fel arfer, gwnawn hyn er mwyn helpu i ddiogelu a chynorthwyo pobl sy’n agored i niwed neu oherwydd prosesau cyfreithlon angenrheidiol y sefydliadau eraill. Gallwn rannu’ch gwybodaeth â’r sefydliadau a nodir isod, a chael gwybodaeth ganddynt. Mae’r broses rannu hon yn unol â’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data ac mae’n cael ei llywodraethu gan gytundebau ffurfiol (llywodraethir ceisiadau ad hoc o dan yr un rheolaethau) sy’n profi’r sail gyfreithiol dros rannu’r wybodaeth honno cyn ei bod yn cael ei rhannu.

Mae’r sefydliadau y mae gennym gytundebau rhannu gwybodaeth â hwy yn cynnwys:

• Gwasanaethau ariannol
  • Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
• Awdurdodau lleol
  • Gwasanaethau Cymdeithasol
  • Gwasanaeth Gwybodaeth Teulu
  • Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru
  • Adnodd Cymorth Comisiynu Plant
• Gwasanaethau brys
  • Awdurdodau Tân ac Achub
  • Ymddiriedolaeth Gwasanaethau Ambiwlans Cymru
• Cyrff rheoleiddio
  • Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
  • Y Comisiynydd Pobl Hŷn
  • Swyddfa Archwilio Cymru
  • Ofsted
  • Estyn
  • Yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch
  • Gofal Cymdeithasol Cymru
  • Y Cyngor Nyrsio a Bydwreigiaeth
  • Arolygiaeth Cwnstabliaeth a Gwasanaethau Tân ac Achub Ei Mawrhydi
• Gorfodi’r gyfraith
  • Yr Heddlu o Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd  

Gwefan (gan gynnwys AGC Ar-lein) 

Mae gan ein gwefan bolisi preifatrwydd sy’n esbonio sut y mae’n ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol pan fyddwch yn ymweld â’r wefan. Os ydych yn defnyddio’ch cyfrif AGC Ar-lein, sy’n caniatáu mwy o fynediad at ein gwasanaethau trafodol, mae gan AGC Ar-lein ei bolisi preifatrwydd ei hun.

Chwythu’r Chwiban 

Pan fyddwch yn cysylltu â ni mewn perthynas ag achos o chwythu’r chwiban, byddwn yn penderfynu o fewn saith diwrnod pa gamau y bydd yn ofynnol eu cymryd. Os bydd hyn yn codi unrhyw bryderon o ran gwasanaethau a darparwyr gofal cofrestredig, ymdrinnir â’ch gwybodaeth bersonol yn unol â’r prosesau cysylltiedig sy’n llywodraethu’r rhain. 

O ran yr holl wybodaeth bersonol rydym yn ei dal amdanoch, mae gennych yr hawl i:

• weld y wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu amdanoch
• gofyn i ni gywiro gwallau yn y wybodaeth honno
• (o dan amgylchiadau penodol) gwrthwynebu ein hawl i brosesu’ch gwybodaeth
• gofyn i ni ddileu’ch gwybodaeth
• cyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data (gweler Cysylltiadau)  

Hefyd, os ydych wedi cydsynio i roi gwybodaeth bersonol i ni (er enghraifft, er mwyn cael ein cylchlythyr neu ar gyfer y Cynllun Cymeradwyo Nanis), mae gennych yr hawl i:

• dynnu’ch cydsyniad yn ôl
• gofyn am eich gwybodaeth mewn fformat digidol hygyrch cyffredin 

Fodd bynnag, fel y nodir uchod, dylech nodi y gall fod eithriadau i’r hawliau hyn o dan amgylchiadau penodol, er enghraifft pan fydd diogelu eraill yn cael ei beryglu o bosibl neu pan fydd camau gorfodi’r gyfraith yn cael eu cymryd. 

Ar gyfer unrhyw bryderon sy’n ymwneud â gwybodaeth bersonol benodol y mae Arolygiaeth Gofal Cymru yn ei dal, defnyddiwch y manylion cyswllt yma: 

E-bost: CIWInformation@gov.wales
Gwefan: www.arolygiaethgofal.cymru  

Ar gyfer unrhyw bryderon sy’n ymwneud â rheolaethau gwybodaeth yn Llywodraeth Cymru, defnyddiwch y manylion cyswllt yma: 

E-bost: Data.ProtectionOfficer@gov.wales
Gwefan: llyw.cymru (Dolen allanol)

Er mwyn cael cyngor annibynnol ar y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, defnyddiwch y manylion cyswllt yma: 

Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113
Gwefan: ico.org.uk (Dolen allanol)